Manter uma gestão financeira eficiente é essencial para a sobrevivência de qualquer empresa.
Para agências de comunicação, ter um controle rígido sobre as finanças é ainda mais necessário.
O foco nas operações criativas, pela natureza das agências de comunicação e publicidade, muitas vezes acaba tomando espaço dos setores administrativos e financeiros, o que pode provocar prejuízos e colocar o empreendimento em risco.
Além disso, os impactos da pandemia na economia trouxeram mais uma preocupação para o setor de publicidade, comunicação e marketing.
Impacto da pandemia
De acordo com a pesquisa “Panorama PMEs: Os impactos da Covid-19 e os passos para a retomada”, elaborado em conjunto pela Resultados Digitais, Endeavor, e Pequenas Empresas Grandes Negócios, 73% das agências sofreram impacto negativo em suas receitas ao longo de 2020.
“A gestão financeira é de suma importância para a saúde da agência e sua longevidade, especialmente neste cenário de incerteza econômica”, explica Fillipe Piomonte, diretor de qualidade do sistema de gestão financeira YpControl.
“Empresas que fazem a gestão financeira de forma eficiente e diária terão informações relevantes para ter mais poder de assertividade em suas tomadas de decisões”, acrescenta.
Por isso, é primordial que agências de comunicação, publicidade e propaganda mantenham diariamente um acompanhamento de fluxo de caixa, contratações, rescisões, pagamentos e outros fatores.
Afinal, de pouco adianta fechar contratos e jobs de altas cifras se não há um controle de como e quando o dinheiro está entrando e sendo gasto.
Além disso, uma gestão financeira adequada permite que os gestores definam uma precificação eficiente, identifiquem gastos desnecessários e estabeleçam um portfólio de produtos e serviços condizentes com sua capacidade financeira.
Ordenar despesas e receitas é primeiro passo de gestão eficiente
Uma das medidas mais básicas a se tomar para garantir uma boa gestão financeira em agências de comunicação é ordenar as despesas: organizar tudo o que precisa ser pago, incluindo os gastos fixos (que se mantêm todo mês) e variáveis (que flutuam de acordo com as circunstâncias).
Do mesmo modo, as receitas brutas e líquidas também devem ser observadas diariamente.
Assim, com um monitoramento constante do fluxo de caixa, é possível encontrar padrões: em alguns meses o faturamento é maior que outros, por exemplo.
Com essas informações, fica mais fácil planejar e focar em iniciativas como a prospecção de clientes durante os meses menos rentáveis.
Uma dica chave: sempre separar as contas pessoais das contas da empresa.
Gestão financeira controla a inadimplência
As agências de comunicação e publicidade alcançam um público cada vez mais abrangente.
Embora isso seja naturalmente positivo – afinal, expandir a atuação da empresa e conquistar uma maior parcela de mercado refletem o sucesso do negócio.
Mas, à medida que a quantidade de jobs cresce, aumenta também o número de contratos, contas e procedimentos financeiros que precisam ser acompanhados de perto.
O acúmulo de novos clientes pode levar a problemas como a inadimplência: sem uma gestão financeira eficiente, o gestor pode simplesmente deixar passar as datas de pagamento dos diferentes clientes, o que acaba impactando o fluxo de caixa e o planejamento financeiro.
De olho nos tributos
Do mesmo modo, a agência de comunicação pode, em meio às atividades criativas do dia a dia, esquecer do pagamento de suas contas e obrigações.
É justamente por isso que é preciso estar atento à prestação de contas, especialmente no que se refere ao pagamento de tributos.
Organizar notas fiscais, contratos e outros documentos facilita o cálculo de impostos envolvidos em um determinado job e evita pagamentos de multa e irregularidades junto à Receita.
Relacionamento com os clientes
Manter um relacionamento sólido com os clientes deve ser parte da rotina financeira da agência.
É importante sempre realizar uma pesquisa do histórico de crédito dos clientes novos, como forma adicional de garantir a segurança da agência.
Da mesma maneira, vale a pena oferecer preços mais atrativos e modelos flexíveis para bons pagadores.
A agência consegue, assim, fidelizar o cliente e incentiva o pagamento no prazo correto.
Gestão financeira online
Todas essas dicas são úteis, e podem ser mais bem aplicadas por meio de uma plataforma online de gestão financeira, como o YpControl.
A utilização da plataforma, além de evitar o acúmulo de papéis e agilizar o trabalho de gestão, centraliza todas as informações financeiras e contábeis em um único sistema.
Para agências de comunicação, em que o volume de novos contratos é constante e variável, uma plataforma que consiga unificar todos os dados financeiros em um único lugar é primordial para a saúde da empresa.
“A adoção de um sistema de gestão online permite reduzir custos com pessoal e planejar mais efetivamente um aumento de contratos, por exemplo”, diz Fillipe.
“O YpControl agiliza a rotina e otimiza os resultados ao automatizar processos como geração de boletos, emissão de notas fiscais e preenchimento de fluxo de caixa. Assim, a agência pode manter seu foco na produção e criação sabendo que o controle financeiro está concentrado em um único lugar”, conclui.
