Organizar bagunça no ambiente de trabalho otimiza tempo e espaço

Karoline Zilah

Levantar-se da mesa de trabalho para buscar uma folha de papel que não está ao alcance de suas mãos pode ser sinônimo de perda de tempo. Isso porque no meio do caminho você troca uma ideia com um colega, toma uma água ou um cafezinho e, assim, o serviço não flui. A verdade é que não é nada fácil trabalhar sem o material de expediente à vista ou em uma mesa tão bagunçada que as pilhas de papel disputam espaço com o computador.

Acredite: existem profissionais se especializando em arrumar a bagunça da sua mesa de trabalho. Além da cobrança dos patrões, a organização no ambiente de trabalho é essencial para a agilidade na execução dos trabalhos e para que o funcionário renda mais, sentindo-se bem em seu recinto profissional.

Prezar pela otimização do tempo e do espaço é uma preocupação antiga, mas somente agora a 'moda' vigora nas repartições. Aqui no Estado, por exemplo, a Associação Paraibana de Qualidade atende empresas e instituições públicas com o objetivo de disseminar conceitos um programa chamado “D-OLHO”: Descarte, Organização, Limpeza, Higiene e Ordem mantida.

A finalidade é implantar novos hábitos para o desenvolvimento do trabalho diário das pessoas, otimizando os recursos, melhorando o bem-estar físico, mental e social de todos, e respeitando a relação com o meio ambiente.

Personal organizer

Há um tipo de profissional especializado neste tipo de consultoria: o organizador pessoal, que é mais conhecido pela nomenclatura em inglês, “personal organizer”. Apesar de parecer um prestador de serviço individual, ele também atende empresas e home offices.

De acordo com a consultora Hilda Lucena, os organizadores surgiram com o objetivo de ajudar os clientes a reordenar suas vidas domésticas e acabar com a desordem do lar. Suas funções vão desde arrumar um guarda-roupas e arquivar documentos até distribuir as tarefas, como o atribuir dias da semana para lavar e passar roupa. A orientação vale para solteiros, casais, homens recém-separados e famílias grandes.

Treinamento para funcionários

No ambiente profissional, o objetivo é facilitar a vida do funcionário. Até o estoque da empresa pode ser controlado, evitando desperdícios. Hilda Lucena explica que a consultoria passa por uma etapa de sensibilização dos proprietários, diretores e funcionários da empresa, para que eles entendam a importância de manter a ordem dos itens de trabalho.

A consultora revela que há resistência dos participantes do treinamento porque eles têm vícios difíceis de quebrar. Além disso, há o medo de se livrar de documentos importantes, mas existe um passo a passo prático que ajuda quem quer desvendar o que há embaixo da pilha de papel. As regras também valem para quem alterna o espaço com um colega em outro turno.

Ela explica ao Paraíba1 que sua tarefa são se trata de padronizar o comportamento dos funcionários de uma corporação, nem mudar suas personalidades, mas incentivá-los a adquirir bons hábitos e facilitar suas rotinas.

“Eu costumo dizer que ninguém nasce organizado. Você adquire hábitos”, comenta a organizadora.

Benefícios da organização no ambiente de trabalho:

- Elimina desperdícios e reduz custos;

- Criação rotinas e normas que facilitam a execução das tarefas;

- Reduz a necessidade de espaço: estoque, gastos com sistemas de armazenamento;

- Evita a compra de materiais e componentes em duplicidade;

- Proporciona menor cansaço físico e maior facilidade de operação;

- Facilita a segurança e o melhor desempenho dos empregados;

- Melhora a qualidade do produto ou serviço e a imagem da empresa.